IDP-Anforderungen und eine papierlose Zukunft - IDP Blog Series (Teil 2)

OCR Technologie Anforderungen & eine papierlose Zukunft

Letzte Woche haben wir eine Blogserie über OCR-Technologie und intelligente Dokumentenverarbeitungssysteme (IDP) begonnen, indem wir einige Grundlagen darüber erläutert haben, was OCR eigentlich ist und wie Digicust diese Technologie in Kombination mit vielen weiteren Technologien wie z.B. künstliche Intelligenz zur Digitalisierung der Zollabwicklung einsetzt.

Heute liegt der Schwerpunkt auf der Beschreibung der Voraussetzungen/Anforderungen für die Anwendung der OCR-Technologie und eines IDP-Systems sowie darauf, wie solche Technologien in einer papierlosen Zukunft aussehen werden.

Voraussetzungen für einen effizienten OCR- und IDP-Einsatz

Um die Technologie erfolgreich im Unternehmen einsetzen zu können, ist es zunächst notwendig, ein tatsächliches Problem dafür zu haben, wie z.B. viele Rechnungen, die im PDF-Format vorliegen und manuell in das System eingegeben werden müssen. Je mehr Prozesse und Probleme es im Zusammenhang mit den Dokumenten im PDF-Format gibt, und je mehr Dokumente, desto besser ist der Use Case.

Weitere Anforderungen sind hier die Anpassung der Prozesse an den jeweiligen Kunden. Dabei ist es wichtig, die Art des Kanals zu bestimmen, über den z.B. PDF-Dokumente an den Kunden geschickt werden. Weiterhin ist es wichtig, die Bedürfnisse des Kunden zu kennen.

Es ist auch notwendig zu erkennen, wie die Technologie im Unternehmen eingesetzt werden kann. So reicht beispielsweise eine reine KI-basierte OCR mit anschließender Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion allein nicht aus, um mit dem Produkt bei einem Zolldienstleister einen Auftrag zu erhalten.

Sofern die Optimierung weiterer Zollprozesse angestrebt wird, ist anwendungsübergreifendes und nutzerübergreifendes Denken gefragt. Im Kontext der Zollabwicklung erfordert dies die Entwicklung völlig neuer Systeme, in denen all diese Technologien miteinander verschmolzen werden.

Worauf ist bei der Auswahl eines Dienstleisters zu achten?

Die gewünschte Qualität der Texterkennung bestimmt, auf welche Merkmale man bei der Auswahl eines Dienstleisters achten muss:

• Qualität der Layout-Erkennung
• Größe und Qualität der Musterdatenbank
• Qualität der Fehlerkorrekturalgorithmen
• Farbe, Kontrast, Layout und Schriftart des Originaldokuments
• Auflösung und Qualität der Bilddatei,
• Länge des PDF-Dokuments
• Kundenstamm des Unternehmens (z. B. je mehr Kunden mit unterschiedlichen Rechnungslayouts, je mehr Laufkundschaft, desto schwieriger ist es für das Unternehmen, vom ersten Tag an erfolgreich zu sein). ## Sind OCR & IDP in einer papierlosen Zukunft noch notwendig? Die Technologie wird in etwa ein bis zwei Jahren einen sehr hohen Reifegrad erreichen. Es wird davon ausgegangen, dass schon bald völlig neue Rechnungen und Dokumente vom ersten Tag an von solchen virtuellen intelligenten Maschinen (nicht nur OCR, sondern die Kombination verschiedener Technologien macht diese Bezeichnung möglich) ohne jegliches oder nur minimales menschliches Zutun elektronisch verarbeitet und in einem strukturierten Format zur Verfügung gestellt werden können.

Eine KI-basierte OCR ist daher viel eher ein Treiber der Digitalisierung und wird aufgrund ihrer flexiblen Anwendbarkeit sicherlich länger im Einsatz sein. In Anbetracht der vielen verschiedenen ERP-, Transportmanagementsysteme, Zollsoftware und anderer Anwendungen wird ein einfach anzubindendes Tool sicherlich in den nächsten 5 bis 10 Jahren benötigt, z.B. aus Sicht eines Zolldienstleisters, um die Anbindung der Zollsoftware an hunderte oder gar tausende andere Systeme zu ersparen. Ein weiterer Grund für die Zukunftsfähigkeit eines solchen IDP-Systems ist die Komplexität der Zollabwicklung selbst. Bei einem derart umfangreichen Informations- und Dokumentenaustausch zwischen den einzelnen Beteiligten entsteht schlichtweg eine große Menge an PDF-Dokumenten. Die Dokumente von vornherein im strukturierten XML- oder JSON-Format zur Verfügung zu stellen, ist oft ein Wunschdenken, das sich an mehr Unternehmen richtet. Doch viele Unternehmen scheinen damit ein Problem zu haben.

Digicust Support & nächster Blog

Wie im vorigen Blog geschrieben, unterstützt Digicust Sie perfekt bei Ihrer IDP-Reise. Auf diese Weise können Sie schnell von enormen Effizienzsteigerungen am ersten Tag profitieren, indem Sie automatisierte IDP mit wenig oder gar keinem Implementierungsaufwand genießen.

Da Sie nun wissen, worauf Sie bei der Auswahl eines OCR- und IDP-Systemanbieters achten sollten und dass diese Technologien viele Jahre lang die Grundlage für die digitale Transformation und mehr bilden werden, kommen Sie nächste Woche wieder. Dort wird die Anforderung "von strukturierten, halbstrukturierten und gänzlich unstrukturierten Dokumenten" näher beschrieben, damit Sie wissen, welche Aspekte Sie bei Ihrer Analyse berücksichtigen müssen.

Wir hoffen, dass Ihnen die Lektüre gefallen hat. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag und bleiben Sie dran!