Zollution

Fallstudie

Zoll.Ution ist für viele mittelständische und große Unternehmen aus Handel und Industrie als Zollbroker tätig. Für die Erbringung der Zolldienstleistungen setzt der Zollbroker eine europaweit führende Zollsoftware namens AEB SE ein. Täglich werden von den Kunden von Zoll.Ution enorme Mengen an Zollfällen/Dokumenten im unstrukturierten PDF-Format per E-Mail übermittelt.

Problemanalyse

Zoll.Ution erhält die meisten seiner Zollfälle im unstrukturierten PDF-Format und kann die Daten aus den Zolldokumenten nicht verwenden. Daher gibt ein Zollspezialist alle Daten manuell in die Zollsoftware AEB ein, um ein Zollformular auszufüllen.

Der Zollagent versucht, dieses Problem zu lösen, indem er strukturierte Daten von seinen Kunden über eine API erhält. Dennoch wollen viele Unternehmen ihre Systeme aus verschiedenen Gründen nicht integrieren. Beispiele dafür sind, dass Kunden:

• einen altmodischen Prozess gewöhnt sind,
• die Zolldokumente von anderen Unternehmen beziehen, die nicht oder nur zu einem geringen Teil digitalisiert sind,
• keinen Grund sehen, warum sie in die Integration eines Käufers investieren sollten, damit dieser Daten elektronisch an einen Zollagenten senden kann usw.

Ein weiterer aktueller und beliebter Ansatz zur Digitalisierung von Daten aus unstrukturierten PDF-Dokumenten ist die sogenannte Datenextraktion. Zoll.Ution hat versucht Daten mit Hilfe verschiedener Software zur Datenextraktion (KI-basiert und nicht-KI-basiert) zu verarbeiten. Die Lösungen sind jedoch so fehleranfällig, dass sie den täglichen Arbeitsaufwand verdoppeln. Daher lehnten die Zollspezialisten den Einsatz von Self-Service-Lösungen zur Datenextraktion ab.

Außerdem bekommt Zoll.Ution nur Daten aus den Rechnungen extrahiert, möchte aber eine automatisch erstellte Zollanmeldung an seine Zollsoftware AEB geschickt bekommen. Hinzu kommt, dass die Rechnungsdaten fehlerhaft sind und nicht in eine Zollanmeldung übernommen werden können. Bevor eine Zollanmeldung aus den extrahierten Rechnungsdaten erstellt werden kann, müsste der Zollagent Daten aus 5-10 zusätzlichen Zolldokumenten pro Zollfall einbeziehen, einschließlich ordnungsgemäß gepflegter Material- und Unternehmensstammdaten.

Die Dokumentenklassifizierung, Datennormalisierung, -validierung und -integration, die technische Entwicklung fehlender Funktionen und das Training der KI zur Verbesserung einer üblichen Datenextraktionslösung ist eine Investition, die nicht einmal große Spediteure und Zollagenten tragen wollen.

Lösung: Digitalisierung der Zollabwicklung

Um alle beschriebenen Probleme zu lösen, entwickelte Digicust den virtuellen Zollroboter Dexter IDP, ein SaaS-Produkt, das in das Vorzollsystem Digital Customs integriert ist. Dexter IDP erstellt automatisch Zollanmeldungen, indem intelligente Dokumentenverarbeitungstechniken, Stammdaten und eine große Anzahl von Microservices genutzt werden, um eine hochpräzise Datenlieferung zu gewährleisten:

"Dexter IDP ist eine adaptive Anwendung, die es uns ermöglicht, relevante Daten aus PDF-Zolldokumenten zu digitalisieren und damit erheblichen Erfassungsaufwand einzusparen, ohne dass der Benutzer eingreifen muss. Zudem stehen umfangreiche Daten in kürzerer Zeit zur Verfügung, was durch die programmierte Automatisierung unser Tagesgeschäft erleichtert und durch die Reduzierung von Erfassungsfehlern eine höhere Genauigkeit gewährleistet", beschreibt Christina Heigrodt, Geschäftsführerin der Zoll.Ution GmbH.

Ein Zollspezialist kann Dexter IDP schnell anwenden, da es bereits in AEB integriert ist, und der Anwendungsprozess ist einfach. Laden Sie einfach einen Zollfall im PDF oder sonstigen Format hoch und erhalten Sie eine automatisch erstellte Zollanmeldung, die vom ersten Tag an mit höchster Genauigkeit (98% +) an Ihre gewünschte Zollsoftware zurückgeschickt wird. Alles, was der Zollspezialist tun muss, ist, die bereitgestellte Zollanmeldung zu kontrollieren. Wenn die Zollsoftware oder Dexter IDP keine Warnmeldungen ausgibt, kann der Zollspezialist nur noch Kleinigkeiten überprüfen und die Zollanmeldung ohne großen Aufwand an die Behörden übermitteln.

Anwendung der Lösung Dexter IDP und

Dexter IDP wird zur Erstellung von Einfuhr-, Ausfuhr- und Versandanmeldungen sowie zur Bereitstellung frisch erstellter Stammdaten durch die elektronische Verarbeitung von Rechnungen eingesetzt. Die Stammdaten können im Digital Customs Stammdatenmodul aktualisiert und gepflegt werden, das mit Dexter IDP interagiert, um die Daten der Zollunterlagen anzureichern. Digicust genießt einen sehr positiven Ruf in Bezug auf die Kundenbetreuung:

"Das Unternehmen zeigt großes Engagement und die Bereitschaft, sich auf unsere Bedürfnisse einzulassen und sie zu erfüllen. Es gab manchmal schwer nachvollziehbare Rückschläge, die aber dank der guten Kommunikation immer überwunden werden konnten und insgesamt zu einer Verbesserung/Stabilisierung der Prozesse führten."

Es ist wichtig zu erwähnen, dass das Startup Digicust mit Zoll.Ution seinen ersten Product-Market-Fit gefunden hat. Es dauerte fast ein Jahr, um die gewünschte Lösung Dexter IDP ohne Störungen oder Unannehmlichkeiten für neue Kunden bereitzustellen. Die Suche nach dem passenden Produkt für Ihren Anwendungsfall entfällt somit für Ihre Zollprozesse, da Zoll.Ution die meisten davon abdeckt hat. Sie können in wenigen Minuten einen Demo-Zugang zu Dexter IDP erhalten. Beginnen Sie noch heute mit der end-to-end Erstellung von Zollanmeldungen und nutzen Sie eine vollautomatisierte Lösung in einem beeindruckenden Tempo.

Künftige Anwendungsmöglichkeiten

"Derzeit liegt der Schwerpunkt auf der Stabilisierung der laufenden Prozesse. Unser Ziel ist es, unsere Zolldienstleistungen auszubauen, sobald diese abteilungs- und mitarbeiterübergreifend gut funktionieren. Dexter IDP wird überall dort zum Einsatz kommen, wo es unsere Prozesse optimiert, verkürzt und/oder stabilisiert", so Frau Heigrodt.

Nachdem Zoll.Ution die Stabilisierung seiner Prozesse abgeschlossen hat, unterstützt Digicust weiter die Digitalisierung von Zoll.Ution respektive dessen Zollabwicklung. In naher Zukunft sollen kleine Zollfälle, die Rechnungen, Lieferscheine und Packlisten mit nur 1-3 Seiten umfassen, vollständig automatisiert werden, so dass ein Zollspezialist die Zollanmeldung nicht mehr kontrollieren muss.

"Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung sind Unternehmen immer auf der Suche nach Lösungen, um laufende Prozesse zunehmend zu automatisieren. Ich glaube, dass Dexter IDP hier eine interessante und zukunftssichere Anwendung für die Digitalisierung von Daten bietet, die bisher kaum möglich war."

Außerdem äußerte sich die Geschäftsführerin wie folgt:

"Alles in allem ist eine solide, zuverlässige und intuitive Anwendung/Bedienbarkeit von höchster Relevanz. Dexter IDP benötigt noch ein wenig Entwicklungsaufwand, um das Produkt zu einem Selbstläufer in der Anwendung zu machen. Das Potenzial ist da, der Wille auch und die Richtung stimmt."