Schlüsselfaktoren für die Auswahl eines IDP-Dienstleisters - IDP-Blog-Serie (Teil 3)

Schlüsselfaktoren für die Auswahl von IDP-Dienstleistern

Letzte Woche lag der Schwerpunkt auf der Beschreibung der allgemeinen Voraussetzungen für den Einsatz von OCR-Technologie und eines intelligenten Dokumentenverarbeitungssystems (IDP) und welche Rolle diese Technologien in einer papierlosen Zukunft spielen werden. Bei der Auswahl einer Technologie und/oder eines Lösungsanbieters für IDP-Systeme müssen jedoch folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Branchenart (für die das IDP-System eingesetzt werden soll) und Unternehmensgröße,
• Branchenerfahrung,
• Vielfalt und Anzahl der Dokumente,
• die Lernfähigkeit der KI und die maschinelle Validierung,
• Benutzererfahrung und Schnittstelle
• End-to-End- oder Selbstbedienungsangebot,
• Preise pro Dokument oder pro Seite,
• Preis-/Leistungsverhältnis,
• Art der OCR- und Mehrwertdienste,

• Bearbeitungszeit.

  Im heutigen Blog werden die Faktoren "Branchenart und Unternehmensgröße", "Branchenerfahrung" und "Dokumentenvielfalt und -anzahl" behandelt.

Branchenart und Unternehmensgröße

Je nach den Bedürfnissen des Kunden wird eine IDP in Selbstbedienung oder eine vollständige Automatisierung durch den Dienstleister, auch bekannt als End-to-End-IDP, gewünscht. Sowohl für einfache Unternehmen als auch für größere Firmen, die bereit sind, Geld und Zeit zu investieren, um ein funktionierendes Produkt zu erhalten, ist ein Self-Service-Angebot eine gute Wahl. Die automatisierte End-to-End-Datenlieferung kann aufgrund der Einfachheit des Unternehmens, d. h. der geringen Komplexität der Dokumente, leicht erreicht werden, und die erforderlichen Ressourcen stehen zur Verfügung, um den Technologiepartner zu bezahlen und auch die eigenen Mitarbeiter dafür freizustellen.

Für hochkomplexe Geschäfte wie das eines Zolldienstleisters ist es sehr schwierig, eine automatisierte Lösung zu erreichen. Weder ist das Geld für eine Investition vorhanden, da der Zoll nichts kosten sollte und Investitionen nur dann getätigt werden sollten, wenn sie sich wirklich auszahlen, noch ist der Bedarf so groß, ein reines Datenextraktionstool, ein rein auf künstlicher Intelligenz (KI) basierendes OCR-Tool einzusetzen. Die Zeitersparnis ist zu gering, wenn nur das Problem der manuellen Dateneingabe beseitigt wird. Hinzu kommt, dass es sich um ein sehr komplexes Geschäft handelt. Für einen Zolldienstleister ist daher eine Komplettlösung mit einfacher API-Anbindung an das KI-basierte OCR-Tool einschließlich vieler weiterer Dienste das richtige Produkt.

Wenn der Technologieanbieter über einen geeigneten Prozess für die Datenlieferung verfügt, spürt der Zolldienstleister von Anfang an Effizienzgewinne und kann sich täglich über Effizienzsteigerungen freuen. Das Schöne daran: Der Aufwand für den Zolldienstleister hält sich in Grenzen. Dies ist besonders wichtig, wenn die digitale Transformation erfolgreich umgesetzt werden soll. Denn Zollspezialisten werden schnell skeptisch.

Branchenerfahrung

Es ist sehr wichtig, dass ein Dienstleister dieses Kriterium erfüllt, da es sonst eine Herausforderung ist, zu verstehen, wie man die Technologie am besten einsetzt. Umgekehrt fehlt dem einkaufenden Unternehmen das technologische Know-how und es wird schwierig, eine geeignete Lösung zu entwickeln (sicherlich einer der Hauptgründe für das häufige Scheitern der OCR-Technologie bei der Zollabfertigung). Nur wenige würden behaupten, dass sich ein Dienstleister mit technologischem Wissen und ein einkaufendes Unternehmen mit Zoll-Know-how gegenseitig ergänzen. Dies ist bis zu einem gewissen Grad richtig.

Allerdings sind z.B. bei der Zollabfertigung Datenwissenschaftler, Software-Ingenieure, richtige Product Owner, UX-Designer und Zollspezialisten mit IT-Know-how notwendig, um hier etwas auf die Beine zu stellen. All diese Parteien müssen sich intensiv mit der Zoll-IT, den Zolldaten und den Zollgesetzen, -vorschriften und -prozessen auseinandersetzen, um ein durchgängiges IDP-System zu erreichen.

Vielfalt und Anzahl der Dokumente

Je weniger unterschiedliche Dokumententypen von verschiedenen Lieferanten anfallen und je höher die Anzahl dieser Dokumente pro Tag ist, desto höher ist die Erfolgswahrscheinlichkeit für eine genaue und automatisierte Dokumentenverarbeitung.

Digicust Support & nächster Blog

Wie im ersten Blog dieser Blogserie geschrieben, unterstützt Digicust Sie perfekt bei Ihrer IDP-Reise. Auf diese Weise können Sie schnell von enormen Effizienzsteigerungen am ersten Tag profitieren und automatisierte IDP mit wenig oder gar keinem Implementierungsaufwand genießen.

In diesem Blog wurden jedoch 3 kritische Aspekte zur Beurteilung des richtigen IDP-Anbieters beschrieben. Wie zu Beginn des Blogs beschrieben, muss bei der Auswahl des richtigen Technologie- und/oder Lösungsanbieters noch viel mehr berücksichtigt werden.

Daher werden wir die anderen Faktoren in den folgenden Blogs weiter beschreiben. Im Blog der nächsten Woche werden die sehr wichtigen Faktoren "maschinelle Validierung" sowie "Benutzererfahrung und Schnittstelle" beleuchtet. Wir hoffen, dass Ihnen die Lektüre des heutigen Blogs gefallen hat.

Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag und bleiben Sie dran!